Verwerkersovereenkomst

De verwerkersovereenkomst regelt hoe Wedstrijdtaken persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een vereniging. Zij vormt een aanvulling op de afspraken over het gebruik van het platform.

Hieronder lees je hoe de verantwoordelijkheden en afspraken worden ingericht. De definitieve overeenkomst en bijlagen worden vóór verwerking van echte verenigingsgegevens aangeboden aan een bevoegde vertegenwoordiger. Deze toelichting vervangt die overeenkomst niet.

Verantwoordelijkheden

De vereniging bepaalt waarvoor leden- en taakgegevens worden gebruikt en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wedstrijdtaken handelt als verwerker binnen de gedocumenteerde opdracht van de vereniging. Beide partijen hebben daarbij eigen verplichtingen op grond van de AVG.

De vereniging zorgt voor een geldige grondslag en informeert leden en, waar nodig, ouders of verzorgers. Ondertekening van de overeenkomst vervangt deze verplichtingen niet.

Inhoud van de afspraken

• Het doel, de aard en de duur van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens en de betrokken personen.
• De instructies van de vereniging, vertrouwelijkheid en toegang door bevoegde personen.
• Passende beveiligingsmaatregelen en ondersteuning bij privacyrechten, incidenten en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
• De inschakeling van subverwerkers, internationale doorgifte en informatie over wijzigingen.
• De mogelijkheden om naleving aan te tonen en controles of audits uit te voeren.
• Teruggave of verwijdering van persoonsgegevens na afloop van de dienstverlening, inclusief de omgang met resterende kopieën en wettelijke bewaarverplichtingen.

Gegevens en betrokkenen

De verwerking kan betrekking hebben op leden, jeugdleden, vrijwilligers en clubbeheerders. Afhankelijk van de gekozen functies gaat het om identificatie- en contactgegevens, geboortedata, teams, kwalificaties, beschikbaarheid, wedstrijden en taakindelingen. De concrete functies, gegevenscategorieën, bronnen en duur worden in de bijlagen vastgelegd.

De opdracht omvat het beschikbaar stellen, ordenen en gebruiken van die gegevens voor de afgesproken planning en het beheer daarvan. Gegevens mogen niet voor een ander doel worden gebruikt buiten de vastgelegde opdracht, tenzij een wettelijke verplichting dat vereist.

Ondersteuning en incidenten

Voor gegevens die de vereniging beheert, behandelt de vereniging verzoeken van betrokkenen en ondersteunt Wedstrijdtaken de uitvoering. Bij een datalek moet de verwerker de vereniging zonder onredelijke vertraging informeren. De vereniging beoordeelt haar meldplicht aan de toezichthouder en betrokkenen.

Beëindiging en gegevensoverdracht

Bij beëindiging worden export, afsluiting van toegang en verwijdering afzonderlijk afgehandeld. Het uitgangspunt is een beveiligd exportvenster van 30 dagen. De definitieve overeenkomst legt vast wanneer gegevens worden teruggegeven of verwijderd, hoe resterende kopieën worden behandeld en welk noodzakelijk contractbewijs behouden blijft. Een exportvenster betekent niet dat iedere back-up op dezelfde dag verdwijnt.

Bijlagen en ondertekening

Bij de overeenkomst horen een specificatie van de verwerking, de beveiligingsafspraken, het concrete subverwerkersoverzicht en de afspraken over bewaren en verwijderen. De overeenkomst wordt gesloten met een bevoegde vertegenwoordiger van de vereniging.

Lees ook de toelichting over subverwerkers en beveiliging.