Privacy

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens Wedstrijdtaken verwerkt, voor welke doeleinden en hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen.

Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026.

Verwerking voor verenigingen

Wanneer een vereniging Wedstrijdtaken gebruikt voor ledenadministratie en wedstrijdtaken, bepaalt de vereniging het doel van de verwerking. De vereniging is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wedstrijdtaken verwerkt de gegevens in haar opdracht, volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Afhankelijk van de gebruikte functies gaat het om namen, geboortedata, lididentificaties, teamkoppelingen, kwalificaties, beschikbaarheid en taakgegevens. Deze gegevens komen van de vereniging, bevoegde gebruikers en aangesloten clubadministraties. Geboortedata worden onder meer gebruikt om leeftijdsregels voor taken toe te passen.

De vereniging bepaalt wie toegang krijgt en of een planning openbaar wordt gepubliceerd. Bij openbare publicatie kunnen de getoonde gegevens ook voor bezoekers zichtbaar zijn. De vereniging informeert haar leden daarover en houdt rekening met de belangen van jeugdleden.

Eigen verwerkingen van Wedstrijdtaken

Voor de volgende doeleinden heeft Wedstrijdtaken een eigen verantwoordelijkheid:

• Contact en aanvragen: naam, e-mailadres, eventuele vereniging, gewenste startperiode en berichtinhoud, om vragen te beantwoorden en aanvragen te behandelen.
• Demotoegang: e-mailadres en aanvraag- en toegangsgegevens, om een aangevraagde demo beschikbaar te stellen en af te handelen. De demo is bedoeld voor volwassenen en gebruikt fictieve voorbeeldleden.
• Beveiliging: noodzakelijke account-, verbindings- en gebeurtenisgegevens, waaronder IP-adressen, om toegang te beschermen, misbruik te onderzoeken en storingen te verhelpen.
• Zakelijke afspraken: naam, functie, contactgegevens en bevoegdheid van vertegenwoordigers, plus overeenkomst- en acceptatiegegevens, om afspraken vast te leggen en aan te tonen.

De gegevens worden verstrekt door jou, door een bevoegde vertegenwoordiger of tijdens het gebruik van de website. Als zakelijke contactgegevens van een openbare verenigingswebsite afkomstig zijn, wordt bij het eerste contact toegelicht waarvoor ze worden gebruikt. Een contact- of demoaanvraag is geen toestemming voor nieuwsbrieven of andere reclame.

Gegevens die in een formulier verplicht zijn, zijn nodig voor de betreffende aanvraag of toegang. Zonder deze gegevens kan de aanvraag of toegang niet worden afgehandeld. Verstrek bij een gewone contactvraag alleen de informatie die nodig is om je te helpen.

Grondslagen

Voor het beantwoorden van contact- en demoaanvragen en het onderhouden van de zakelijke relatie met verenigingen is gerechtvaardigd belang de grondslag voor de hierboven beschreven beperkte eigen verwerking. Het belang bestaat uit het behandelen van ontvangen verzoeken en het organiseren van de dienstverlening.

Voor noodzakelijke beveiligingsregistraties is het belang het beschermen van accounts en de dienst. Voor noodzakelijk contractbewijs is het belang het vastleggen van afspraken en het behandelen van eventuele aanspraken of geschillen. Daarbij moeten de verwerking en de bewaartijd noodzakelijk en evenredig blijven. Je kunt vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken.

De vereniging bepaalt zelf de grondslag voor ledenverwerking. Toestemming van een beheerder voor een overeenkomst geldt niet als toestemming namens individuele leden.

Met wie worden gegevens gedeeld?

Wedstrijdtaken gebruikt dienstverleners voor de volgende werkzaamheden:

• Hosting en gegevensopslag: het beschikbaar houden van de applicatie en het bewaren van de gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening. De applicatieserver staat in Duitsland.
• Websitebeveiliging en bereikbaarheid: het afhandelen en beveiligen van websiteverkeer. Daarbij kunnen IP-adressen, verbindingsgegevens en gegevens uit websiteverzoeken worden verwerkt.
• Verzending van e-mail: het versturen van toegangs- en serviceberichten. Hierbij worden ontvangeradressen, berichtinhoud en aflevergegevens verwerkt.
• Ontvangst en afhandeling van e-mail: het doorsturen en bewaren van contactberichten, waaronder afzendergegevens en berichtinhoud.

Voor de ontvangst van contactberichten wordt momenteel een consumentenmaildienst gebruikt waarvoor geen zakelijke verwerkersovereenkomst is vastgesteld. Stuur geen ledenlijsten, exports, identiteitsbewijzen of uitgebreide incidentdossiers naar het algemene contactadres. Voor zulke gegevens wordt een passende manier van delen afgesproken.

Daarnaast is afzonderlijke versleutelde archief- en herstelopslag voorbereid. Vóór gebruik voor persoonsgegevens worden de toepasselijke afspraken vastgesteld. Algemene technische beheermeldingen bevatten geen klantgegevens.

Bij een ingeschakelde clubkoppeling worden gegevens uitgewisseld met de betreffende club- of wedstrijdadministratie. Welke koppelingen worden gebruikt, wordt met de vereniging afgesproken. Vóór verwerking van echte clubgegevens ontvangt de vereniging de toepasselijke verwerkersafspraken en de concrete subverwerkerslijst als bijlage bij de verwerkersovereenkomst.

Verwerking buiten Europa

Internationale netwerk- en e-maildiensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. De aanbieder van uitgaande applicatie-e-mail slaat onder meer e-mailinhoud en aflevergegevens op in de Verenigde Staten. Een Europese verzendregio verandert die opslaglocatie niet.

De verwerkersvoorwaarden van de aanbieders van websitebeveiliging en uitgaande applicatie-e-mail bevatten Europese standaardcontractbepalingen voor internationale doorgifte. Deze bepalingen leggen verplichtingen vast over de bescherming van persoonsgegevens. De ontvangst en afhandeling van contactmail valt onder de afzonderlijke voorwaarden en privacyafspraken van de gebruikte consumentenmaildienst; daarvoor is geen zakelijke verwerkersovereenkomst vastgesteld.

Je kunt via [email protected] informatie opvragen over de concrete ontvangers van jouw gegevens, de toepasselijke doorgifteafspraken en een kopie van de relevante waarborgen. De beoordeling van de leveranciersafspraken voor gebruik met echte verenigingsgegevens wordt vóór die ingebruikname afgerond.

Bewaartermijnen

De bewaartijd hangt af van het doel en het soort gegevens. Voor de huidige website gelden de volgende termijnen:

• Contact- en startaanvragen: 12 kalendermaanden na afhandeling.
• Uitnodigingen: 30 dagen na acceptatie, intrekking of het verlopen van de uitnodiging.
• Technische foutregistraties: 30 dagen. Beperkte beveiligingsregistraties: 12 kalendermaanden vanaf registratie.

Demotoegang duurt 7 dagen vanaf activering. Verlopen demo-omgevingen en bijbehorende tijdelijke accounts worden opgeruimd; de aanvraagregistratie blijft daarvan gescheiden. Het vastgestelde beleid voor demoaanvragen is 90 dagen na het einde van de demo, of 7 dagen na een onbevestigde aanvraag. De afzonderlijke verwijderprocedure voor deze aanvraagregistraties is nog niet actief. Bestaande aanvraagregistraties worden daardoor nog niet automatisch volgens dit beleid verwijderd. Een verwijderverzoek kun je via het privacycontact indienen.

Voor dienstverlening aan verenigingen gelden de volgende uitgangspunten, die vóór ingebruikname in de afspraken met de vereniging worden vastgelegd:

• Accounts: verwijdering 30 dagen na het einde van de laatste toegang, tenzij het account nog nodig is voor een andere vereniging of beheerfunctie.
• Clubgegevens: verwijdering 90 dagen na bevestigde uitschrijving en maximaal 730 dagen voor noodzakelijke wedstrijd- en taakgeschiedenis. Een eerdere geldige verwijderinstructie gaat voor.
• Einde dienstverlening: een beveiligd exportvenster van 30 dagen, gevolgd door afzonderlijke afhandeling van verwijdering en noodzakelijk contractbewijs.
• Contractbewijs: herbeoordeling na 5 kalenderjaren vanaf het einde van de overeenkomst. Langer bewaren vereist een aantoonbare noodzaak, bijvoorbeeld voor een lopend geschil, en een nieuwe beoordelingsdatum.

De automatische uitvoering van deze clubgebonden verwijdertermijnen wordt afzonderlijk geactiveerd. Gegevens worden niet uitsluitend langer bewaard omdat technische verwijdering nog niet is ingeschakeld; verzoeken en noodzakelijke correcties worden afzonderlijk beoordeeld.

De termijnen voor de applicatie gelden niet automatisch voor e-mailkopieën en back-ups. Voor correspondentie in de mailbox wordt de noodzaak beoordeeld aan de hand van de lopende vraag, gemaakte afspraken en eventuele aanspraken. Voor eigen back-ups is het beleidsmaximum 30 dagen vanaf aanmaak; bestaande snapshots en herstelkopieën vallen onder afzonderlijke controle.

Leveranciers hanteren daarnaast eigen termijnen. De aanbieder van uitgaande applicatie-e-mail vermeldt voor het gebruikte abonnement 30 dagen voor e-mail en logs, met 7 dagen back-upbewaring. Bij de voorbereide archiefopslag blijven verwijderde bestanden volgens de aanbieder standaard 31 dagen in de prullenbak en bevatten de dagelijkse back-ups maximaal 6 dagen historie, inclusief de prullenbak. Verwijdering uit de applicatie betekent dus niet dat alle kopieën op hetzelfde moment verdwijnen. Bij herstel moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden toegepast voordat de herstelde gegevens in gebruik worden genomen.

Websitestatistieken

Op de openbare informatiepagina’s en het demoaanvraagformulier gebruiken we zelfgehoste Umami-statistieken via cdn.wedstrijdtaken.nl. We meten paginaweergaven, klikken, bekeken secties, scrolldiepte, leestijd en formulierstappen om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Hiervoor plaatsen we geen analyticscookies en koppelen we bezoeken niet aan een gebruikersaccount.

We sturen geen formulierinhoud, namen, e-mailadressen, URL-querystrings of bevestigingslinks naar Umami. De ingelogde clubomgeving, openbare clubplanningen en persoonlijke toegangslinks bevatten deze meting niet. De browserinstelling Do Not Track wordt gerespecteerd. IP-adressen worden technisch verwerkt bij het afhandelen van verzoeken en kunnen in serverlogboeken voorkomen.

Cookies en automatische planning

De applicatie gebruikt functionele cookies voor sessiebeheer en formulierbeveiliging. De ingestelde looptijd is twee uur en kan bij verder gebruik opnieuw beginnen. Het blokkeren van deze cookies kan aanmelden en formulieren verstoren. Deze looptijd staat los van de bewaartermijnen van andere gegevens.

De planner berekent een taakvoorstel aan de hand van beschikbaarheid, leeftijd, kwalificaties en clubregels. De vereniging hoort het voorstel vóór publicatie door een bevoegde planner te laten controleren. Die planner kan de uitkomst aanpassen en publiceert de taken afzonderlijk. Het voorstel is op zichzelf geen definitieve taakindeling. Vragen over een indeling kun je aan je vereniging richten.

Beveiliging

Wedstrijdtaken beperkt toegang tot bevoegde gebruikers en gebruikt onder meer versleutelde verbindingen en aanvullende beveiliging voor beheeraccounts. Bij een beveiligingsincident worden de gevolgen onderzocht en worden betrokken verenigingen geïnformeerd wanneer hun gegevens geraakt kunnen zijn. Een vermoedelijk probleem kun je melden via het privacycontact; stuur geen wachtwoorden of toegangssleutels mee.

Jouw rechten

Je kunt, voor zover van toepassing, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Voor gegevens die je vereniging beheert, is het bestuur het eerste aanspreekpunt. Wedstrijdtaken ondersteunt de vereniging bij de afhandeling. Verzoeken over eigen verwerkingen van Wedstrijdtaken kun je richten aan [email protected]. Alleen als dat nodig is, wordt aanvullende informatie gevraagd om je identiteit of bevoegdheid te controleren.

Een verzoek waarvoor Wedstrijdtaken verantwoordelijk is, wordt in beginsel binnen één maand afgehandeld. Als een toegestane verlenging nodig is, krijg je binnen die maand bericht met de reden. De verlenging bedraagt maximaal twee maanden. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke en contact

Voor de eigen verwerkingen in deze verklaring is Rakhal Imming, handelend onder de naam Wedstrijdtaken, verwerkingsverantwoordelijke. Het privacycontact is [email protected].

Bij wijzigingen wordt deze verklaring bijgewerkt. Over wezenlijke wijzigingen worden betrokkenen waar nodig afzonderlijk geïnformeerd.